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【その日報、必要ですか?】営業の時間コスト削減方法

【その日報、必要ですか?】営業の時間コスト削減方法

多くの会社では、必ず日報を書かされます。内容は多岐に渡りますが、

  • お客様対応の個別管理
  • クレーム管理記録
  • 業務改善案の提出
  • 進捗管理

 

など、理由は様々です。
マネジメントにとっては、今日の業務内容を面談ではなく文字で知ることができるため、
時間削減のためには有用な手段であるといえます。
しかし、日報の内容自体が有用かどうか考えたことはあるでしょうか。

 

 

ナナメ読みなら営業日報はいらない

マネジメントは日報をどの程度きっちり読んでいるでしょうか。
本来営業日報には、『文章が正しいか』『内容に齟齬はないか』『進捗と照らし合わせてどうか』等チェックポイントがたくさんあります。
しかし、マネジメント自身がその視点を持っていない場合、なんの意味もありません。

 

加えて、大量の日報をしっかり読んでいるマネジメントはどれだけいるでしょうか。
問題意識がない、もしくは目的意識がないマネジメントが読む日報の価値は、
会社にとってはほとんど無いのです。

 

 

営業日報の内容、嘘じゃない?

日報は、マネジメントにとってはただのコストになっていることは言わずもがなですが、
同じように書き手にとってはストレスになります。
毎日こなす雑務のようなもので、やっつけ仕事の代表が日報とも言えるでしょう。

 

さらに、日報の内容は本当に信頼できるものなのでしょうか。
部下を1日中監視するわけには勿論いきません。
虚偽の外周り活動や、進捗を記載しているサラリーマンは相当数いるでしょう。
日報では、部下の管理をすることは絶対にできません。

 

また、何が起きていたとしても、それが事後報告であれば全く意味はありません。
活動内容の記録にしかならないということです。

 

しっかりと正しい事実が記載されていたとしても、その内容のクオリティは維持されません。
なぜなら、営業マンが会う相手は1日ひとりではないからです。
何人も何人も会う中で、緻密に記憶しておけるものでしょうか。

 

なあなあで書く営業日報は、部下にとってもマネジメントにとっても、意味がないのです。

 

 

営業日報はやっつけ仕事のひとつ?

日報がいくら必要ないからと言って、日報のない業務に締まりがないという声もあります。

 

もしも日報を組み込むのであれば、ネクストアクションまでを報告しなければいけないのです。

 

このように言うと、「それなら次の活動予定までを書かせればよい」と多くの管理職は考えます。
確かにこれは、正しい意見です。
営業日報のあるべき姿といえるでしょう。

 

しかし、そこまでの内容を記載するのは、とても骨の折れる作業です。
一日に4〜5件も訪問する営業マンなら、多くの時間がかかります。つまり、面倒くさいのです。

 

そのため、できるだけ簡潔に済ませようという考えが働きます。
つまり、「やっつけ仕事」になります。仕事の精度が低いため、上司は商談を正確に把握できません。
営業日報が機能しない理由がここにあります。

 

また、営業マンは営業日報の他にも、多くの事務処理をかかえています。
例えば、提案資料や見積もりの作成といった業務です。
これらは、営業活動において日報よりも優先順位が高い仕事です。

 

そのため、多くの営業マンは日報を書くことを後回しにします。
これが、提出期限を過ぎたり、書くこと自体を忘れたりすることに繋がるのです。
このような状態で、営業日報が機能するはずはありません。

 

 

上司は営業日報を読まない

部下に日報を書かせても、ほとんどの営業マネージャーは読んでいません。
複数のメンバーが書いた日々の活動報告に目を通すのは、とても大変な作業です。
だから、マネージャーは読まないのです。

 

私がIT業界で営業をやっていたときの話です。
営業日報で受注になったことを報告しているにもかかわらず、クロージングの状況を聞いてきたことがありました。
その営業マネージャーは、日報を全く読んでいなかったのです。

 

このように、営業日報が機能しない理由は、マネージャー側にもあるのです。

 

それでは、営業日報が機能しないのであれば、
営業マネージャーはどのようにして部下の商談状況を把握すればよいのでしょうか。

 

答えはとてもシンプルです。
一人ひとりと時間を取り、面と向かって話をすればよいのです。
日報で報告させるよりも、直接、コミュニケーションした方が、上司は状況をより理解できます。

 

「予算達成に必要な活動は」「次のアプローチはどう考えているか」を聞き出して、その場でアドバイスすればいいのです。

 

営業マネジメントに、なあなあに書く営業日報は必要ありません。
部下に予算を達成させるために、営業マネージャーはどのように商談状況を把握すればよいかを考えるようにしていきましょう。

 

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