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【仕事が終わらない】時間の効率化、できてますか?

【仕事が終わらない】時間の効率化、できてますか?

あなたは「はやく仕事が終わる人」「ダラダラ残業する人」のどちらでしょうか?

 

会社には、いつも仕事がさっさと終えられて定時に帰れる人と、
いつまでも「仕事が終わらない」と言ってダラダラと残業している人がいます。
この2種類の人間を生む差は、実は「時間の効率化」が出来ているかどうかにあります。

 

終わらない仕事

現在は労働基準法や残業規定も厳しくなってきており、
法律の面からみても、早く仕事を終わらせることは重視されてきています。
仕事が終わらない毎日で悩んでいる人は、時間の効率化を意識して、
仕事を早く処理できる人間になっていきましょう。

 

仕事が終わらないのは○○時間が使えていないせい?

そもそも仕事を早く終わらせることができる人は、
集中力が高いだけではなく、「隙間の時間で終わらせている」ことが特徴です。

 

たとえばアポイントに向けて資料の準備があるとします。

 

仕事が終わらない人はアポイントの前に準備を始めます。
すると思うような資料がない時や、突然の仕事が入ってきた時、
準備が中断されてしまい、どの仕事も中途半端になってしまいます。

 

しかし、仕事を早く終わらせることが出来る人は
“前日の退勤前の隙間時間”や“出勤してから始業までの隙間時間”に、
その準備をはじめることができます。
何もせず待機する時間がなく、空白の時間が少ないことで、時間の効率化が出来ているのです。
前もって、これから起こる仕事を考え、事前に準備できることこそ、仕事を片付ける上で大切な事柄です。

 

また、出来る人の特徴として「1動作2オペレーション」が出来ていることが多いです。
“上司に報告がある時”“別のフロアへ行く時”など、
自分のデスクから移動するときに、「その用事以外で同時にこなせることはないか?」と考え、
ついでにもう一つの用事をこなすことができます。

 

仕事が終わらない人は、隙間時間の使い方を今一度見直し、
2オペレーションの考え方を付けていきましょう。
マネジメントの立場である人は、部下がこのような時間を効率的に使えているかどうかをチェックすることも仕事のひとつです。
最初からなんでもうまくできる社員は少ないと言っていいでしょう。

 

 

仕事が終わらないなら心理学も活用を

いくら隙間時間を活用しようとしても、仕事量が多いせいで隙間時間自体がない人もいます。
そこで、心理学を活用して集中力をアップさせていくことも、覚えていきましょう。

 

<時間制限を設ける方法>

最初に、自分の仕事に対して時間の制限をかけていきましょう。
いつも帰っている時間くらいに仕事が終わればいいやと考えている人の多くは、
ついついその時間をおしりにして動いてしまうので、仕事が終わらない傾向にあります。

 

そこで、

  • 「〇分でこの仕事を終わらせる」
  • 「〇時までにはここまで進捗できているようにする」

と、自分で制限をかけることで、
時間の使い方が格段によくなり、効率化できるようになります。
タイマーなどを活用すると、カウントダウンされているような気分になり、集中力をアップさせることができます。

 

<優先順位の低い仕事を先に終わらせる方法>

本当は、プライオリティの高い仕事を最初にこなすべきですが、
社会人の中には、プライオリティの高い仕事ばかりに注力しすぎた結果、
雑務・庶務だけが大量に残り、それが仕事が終わらない残業の原因になっている人がいます。

 

そのような場合は、やらなければならない仕事の前に、
少しでもプライオリティの低い仕事を終わらせておくのも効果的な手段です。
「まだ期限まで〇時間あるから大丈夫」と考えてしまうと、処理が遅くなりますが、
先にプライオリティの低いことに時間を割くことによって「あと〇時間しかないからやらなくちゃ!」と、
密度の高い仕事ができるようになるのです。

 

仕事が終わらないときは

仕事が終わらない時は、心理学も活用して、集中力を高め、時間の効率化ができるようになると、
“仕事が終わらない人間”から抜け出すことができるようになります。
今一度見直ししてみてくださいね!

 

 

 

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