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【報告・連絡・相談!】ほうれんそうと仕事の損益関係

【報告・連絡・相談!】ほうれんそうと仕事の損益関係

頭ではわかっていても、ほうれんそうがどうしてもできなくて・・・

報告、連絡、相談が怖いのは、皆同じです!

 

ほうれんそうと仕事

ほうれんそうとは、ビジネスでも重要視されている基本事項で、
報告・連絡・相談のことです。

 

ほうれんそうは、社会に出れば必須ですが、
実はこのほうれんそうも、出来ない社会人が圧倒的に多いのです。

 

特に、若手や新人は、ほうれんそうが大事ということ自体はわかっていても、
実際にミスやトラブルが起きた時に「どう言い訳するか」「バレないようにできるか」に意識がいってしまい、
ほうれんそうができないことが多いものです。
例えば営業などは、「お客様が黙っていてくれればバレない・・・」という案件もありますね。

 

上司も、ほうれんそうを怠った部下に対し、クドクドと叱るばかりのことが多く、
「ほうれんそう」しても良いことがない、と思われがちになります。
ほうれんそうを密に行うことは、部下にとって「損」なのです。

 

ほうれんそうを怠ると、仕事に悪影響

若手の場合は、自分でミスをカバーしたり、トラブルを処理したりする経験や能力がないことに加え、
上司が責任をとることになるので、より注意が必要です。
また、ほうれんそうがしっかりできていれば、速く対処ができ、
なトラブルに発展しなかったかもしれない、ということも多いです。

 

ミスやトラブルは、フォローに一番時間がかかります。
損がかさむだけでなく、フォローの間に発生したかもしれない利益まで逃すことになるのです。
そこで日頃から、進捗などのほうれんそうができていると、
トラブル回避できる可能性も高まりますし、仕事を効率よくこなすことも出来るようになります。
ほうれんそうの目的と活用性について説明していきますので、ぜひ押さえておきましょう。

 

仕事でほうれんそうの目的を整理!

<業務の連携目的>

職場には、同じ仕事をしている人が自分以外にも何人かいると思います。
そういうコミュニティがあるかぎり、業務連携は大切です。
会社に入って、1人で出来る仕事はほとんどありません。
すべて自分1人で行い、人に任せることができず、
仕事を共有できない人は、将来的に職場で必要とされなくなっていきます。

 

仕事の大小に関わらず、同僚・上司・先輩と接することは重要です。
そのコミュニケーションのときに使うのが、ほうれんそうです。

 

たとえば、仕事を取ってくる役割の営業さんが持ってきた仕事で、
事務処理作業いくつかあるとします。
「処理要ボックス」に置かれ、事務処理をする人が順番に行う仕組みになっているとしましょう。

 

ここで、ほうれんそうがうまくいっていないと、事務処理に追われている人が誰も手をつけないこともあり得ます。
処理日がわからないその仕事は、後回しにされてしまうのです。

 

しかし、仮にその仕事の処理すべき日が当日だったとしたら、その時点で損失になってしまいます。
(ちなみに、銀行で言えば「法令違反」になります(!))

 

事前に「処理日が今日なので、お願いします。」と一言相談・連絡があれば、
未然に防げる事態です。

 

このように、ちいさなことでもほうれんそうで連携をとることは、ビジネスでは非常に重要なのです。

 

<細かな連絡共有>

ほうれんそうで情報を共有することも大切です。
言わなくても問題なさそうなことであっても、事前に情報を共有しておくことで、
不測の事態にも対応できるようになります。

 

たとえば自分が風邪気味だったとして、あえて言わないことも多いでしょうが、
それで翌日急遽欠勤になってしまうと、業務には非常に差しさわりがでます。

 

そこで、「風邪気味なのですが、もしも明日欠勤するようなことがあればこれはココに・・・」などと、
軽く情報共有連絡や相談をしておくと、翌日以降も他の人がフォローすることが非常に楽になります。

 

ほうれんそうは仕事以外にも◎

また、そういったほうれんそうは、コミュニケーションも活性化させます。
普段からコミュニケーションがとれていると、仕事の悩みや不満を溜め込まなくなったり、
大事になる前に解消することができるようにもなってきます。
同僚・上司・先輩と、良好な関係を築くためにも、ほうれんそうは使える手段なのです。

 

仕事でのほうれんそうはためらわない!

ミスやトラブルの時には、報告したら怒られるかも、○○になってしまうかも・・・
など様々な思いが逡巡します。

 

しかし、後でオオゴトになるよりは、

  • 「先に報告」
  • 「随時連絡」
  • 「気負わず相談」

をしておく方が、格段によい業務に繋がります。

 

マネジメントの立場にある人は、常に気持ちのよいほうれんそうをしてもらうためにも、
報告・連絡・相談を受けた時は、怒らずに聞く癖付けをしっかりしていきましょう。

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